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十一所所长罗长安在华洲京畿开完会后带回的，2005年12月1日，罗长安回来后就将文件交给助理武明，让他根据这份清单着手编制二十一所的将要召开的工作会议发言稿，为下一步召开工作会议做好准备。
武明收到所长给的《清单文件》后，就将文件锁到了自己办公室的简易保险柜内，同时还有武明自己刚发放的两万元奖金也一同锁在保险柜内。
武明陈述：当时觉得这个会议纪要第二天写也是可以的，而且二十一所这么多年都没有发生过盗窃案，自己就放松警惕，觉得锁到柜子里了，应该问题不大。
因此没有将《清单》文件存放到档案室。
第二天所长安排武明去雾山市市政府参加年末联系会议，武明从家首接出发参加，当日会议持续一天，武明会后首接回家，并没有回到所里。
接着刚好是周末，武明就在家休息，2005年12月4日武明外出，和朋友小聚。
参加小聚的人都是武明的朋友。
经小组侦察，盗窃案就发生在武明小聚的当日晚上，案发时武明等人还在餐馆内就餐。
